Współcześnie coraz trudniej jest nam znaleźć czas dla bliskich czy nawet dla samych siebie. Słowo urlop brzmi dla nas egzotycznie, a znaczenie wyrażenia „wolne popołudnie” sprawdzamy w słowniku wyrazów obcych.

Zwykło się mówić, że czas to pieniądz, przez co jego wartość zdecydowanie się zdewaluowała. Zaczęliśmy przeliczać nasze cenne minuty i godziny na potencjalne zarobki. Pracujemy coraz więcej, bo przecież dłuższa praca, to większa wypłata.

Czas to zdecydowanie więcej niż pieniądz. Bo to chyba jedyna rzecz, która ucieka nam bezpowrotnie i której za żadne skarby tego świata, nie możemy dokupić sobie więcej.

Dlatego właśnie tak ważne jest, by wykorzystywać dobrze to, co mamy.

To nie będzie typowy poradnik zarządzania czasem, bo od tego zapewne mamy już specjalistów. Napiszę tylko, co się u mnie sprawdza. Bardzo możliwe, że zda egzamin również u Ciebie.

Nie wynaleziono (jeszcze?) sposobu na to, by dobę wydłużyć. Mimo wszystko jednak, jest wiele sposobów, by po prostu dobrze zorganizować sobie te 24 godziny i mieć jak najwięcej wolnego.

Tak, wolnego. Bo o to w tym wszystkim chodzi.

Zdaję sobie sprawę z tego, że dzisiaj panuje gloryfikacja zajętości. Bycie zapracowanym jest modne, bo wtedy wszyscy wiedzą, że żyjesz aktywnie, spełniasz się i rozwijasz. Ale tak naprawdę to droga donikąd – pracując zbyt długo każdego dnia, zabijasz swoją kreatywność. Jesteś przemęczony, wiele rzeczy robisz zdecydowanie wolniej niż zwykle, zaczynasz działać schematycznie, zamiast szukać nowych, fajnych rozwiązań.

Wiem jak to jest, bo kiedyś tez tam byłam. Moja praca ciągnęła się od rana do wieczora. A często nawet do nocy – po prostu do kompletnego wyczerpania. Pędziłam jak głupia, nie mając nawet czasu, by nacieszyć się efektami swojej pracy. Czy udało mi się wtedy osiągnąć więcej niż teraz?

Nie. Paradoksalnie wyniki były o wiele słabsze.

Dziś wcale nie jest tak, że mam jakoś znacznie mniej obowiązków. Po prostu sama dla siebie wytyczyłam pewne granice, których się trzymam. Wprowadziłam zmiany, które usprawniły ten system. I jestem zadowolona z efektu, a to chyba najważniejsze.

Pokażę Ci na własnym przykładzie, co można zrobić, żeby mieć więcej czasu, wcale nie korzystając z czasowstrzymywacza Hermiony.

Jak mieć więcej czasu?

Żeby uporać się z problemem, trzeba go najpierw zdiagnozować. Najlepiej usiądź sobie z czystą kartką i spisz czynności, które robisz w ciągu dnia, łącznie z czasem jaki na nie poświęcasz. Wypisz wszystko: zarówno rzeczy produktywne, jak i bezmyślne półgodzinne klikanie serduszek na Instagramie.

Dzięki temu uda Ci się stwierdzić, czy są czynności które chcesz wyeliminować, albo przynajmniej ograniczyć je. W naszym życiu istnieje bowiem wiele „złodziei czasu”, przez co nie raz mamy wrażenie, że dopiero co wstaliśmy, a już jest wieczór.

Gdy uporasz się z tą listą, weź pod uwagę sposoby, dzięki którym możesz trzymać swój dzień w ryzach.

1. Wydziel czas na pracę i czas na odpoczynek.

To ile czasu które z nich powinno zająć, jest kwestią jak najbardziej indywidualną – jednym marzy się czterogodzinny dzień pracy, inni zadowolą się po prostu wolnymi weekendami. Cokolwiek nie byłoby Twoim celem – staraj się tego trzymać.

Możesz jasno określić, że nie tykasz się pracy po 18 w dni powszednie i cały dzień w weekendy i święta. Dzięki wyznaczonym w ten sposób ramom czasowym, masz motywację do bardziej efektywnej pracy, w końcu przed Tobą wizja wolnego wieczoru. Gdy tego nie zrobisz – często kończy się na tym, że pracujesz non stop od rana do nocy. Co wcale nie oznacza, że robisz więcej. Jesteś po prostu bardziej rozmemłany.

Jest to ważna sprawa, zwłaszcza dla osób pracujących na własny rachunek – nie pozwól, by klienci wchodzili Ci na głowę. Wiele razy spotkałam się z sytuacją, w której petent koniecznie chce załatwiać swoje sprawy w niedzielę, albo w dzień powszedni późnym wieczorem, bo w innych godzinach on przecież pracuje. Tak, bo osoby prowadzące własną działalność do godziny 18 leżą z nogami do góry.

Czasem można iść na ustępstwa – gdy faktycznie nie ma innej możliwości spotkania niż po godzinach pracy. W takiej sytuacji – może warto również rozważyć zmianę godzin pracy? Jeśli klienci naciskają na spotkania wieczorem, organizuj czas dla siebie od rana.

2. Wyznaczaj sobie limity czasowe.

Nie wiem czy udało Ci się to zauważyć, jednak często im więcej masz czasu, tym dłużej wykonujesz poszczególne zadania. Niby nigdzie się nie spieszysz, niby wszystko jest fajnie, do napisania masz tylko jeden tekst, nagle patrzysz – minęły 3 godziny! A Twój dokument nadal jest praktycznie pusty. I nie chodzi tu tylko o prace typowo biurowe, to samo może się nam przytrafić również podczas porządków. Zaczynamy przyglądać się każdej rzeczy, wyszukiwać dla niej idealnego miejsca, przez co cały proces zajmuje milion godzin. Pamiętaj, „done is better than perfect”, jeśli coś okaże się nieidealne, zawsze możesz to w przyszłości zmienić. Skończ to, co masz do zrobienia i przejdź do następnego zadania.

Do ograniczania czasu wystarczy zwykły zegarek, albo chociażby stoper ustawiony w telefonie. Możemy również korzystać z różnego rodzaju aplikacji. Tu mogę polecić e.ggtimer – po prostu strona internetowa, nie wymaga żadnej instalacji.

3. Złota godzina.

Jedna z zasad organizacji pracy, o której kiedyś czytałam i która chyba najbardziej ze wszystkiego przypadła mi do gustu. Złota godzina to czas, gdy zostajesz sam na sam ze swoją pracą. NIE odbierasz telefonów, NIE rozmawiasz ze współpracownikami/domownikami, NIE sprawdzasz poczty, fejsa, telefonu, ani czegokolwiek. Jeśli pracujesz z domu, możesz sobie nawet przyczepić na drzwiach kartkę, mówiącą o tym, że jesteś zajęty. W tym czasie robisz tylko i wyłącznie to, co jest Twoim celem na dziś.

Wierz lub nie, ale podczas takiej jednej małej godziny, jesteś w stanie zrobić więcej, niż przez cały dzień „normalnej” pracy. A najlepiej spróbuj i się przekonaj.

4. Rób przerwy.

Najlepiej po upływie każdego wybranego przez siebie okresu pracy. Wiele razy spotkałam się ze stwierdzeniem, że przerwy najlepiej robić nawet co 30 minut. Po raz kolejny – jest to kwestia zupełnie indywidualna.

Tutaj również możesz ustalać sobie jakieś określone ramy czasowe, albo po prostu być czujnym – gdy tylko zauważysz, że nie możesz się skupić, zrób przerwę.

Nie jesteś robotem, niezmordowana praca bez przerwy wcale nie podnosi Twojej wydajności. Zwłaszcza jeśli masz przed sobą wiele umysłowych zadań. Oderwij się na chwilę i zrób coś innego, podczas gdy Twój umysł będzie mógł się na moment wyłączyć i tym samym odpocząć.

Możesz przygotować sobie herbatę, przejść się po pokoju, wyjrzeć przez okno, porozciągać się, poćwiczyć jogę. Może Ci się wydawać, że przez te przerwy tracisz czas, ale to nieprawda. Twój wypoczęty umysł po przerwie będzie pracował zdecydowanie lepiej.

5. Gdy pracujesz – pracuj. Gdy odpoczywasz – odpoczywaj.

Tak głosi stare przysłowie i nic się w tej kwestii nie zmieniło. Rób jedną rzecz na raz i poświęcaj się jej w stu procentach. Bez rozpraszaczy i myślenia o niebieskich migdałach.

Ale pamiętaj – to musi działać na wszystkich płaszczyznach. Dajesz z siebie wszystko zarówno w pracy, jak i podczas odpoczywania. Gdy nadchodzi czas dla Ciebie – wszystkie inne sprawy zostają „za drzwiami”.

6. Bądź offline.

Najprostsza i zarazem najważniejsza zasada – jeśli tylko masz coś do zrobienia, co nie wymaga stałego korzystania z internetu – po prostu wyłącz przeglądarkę. Praca pójdzie Ci nawet 10 razy szybciej. Każde głupie sprawdzenie maila czy fejsa rozprasza Cię na długie minuty. Zanim ponownie dojdziesz do stanu używalności, stracisz tyle czasu ile niejednokrotnie zajęłoby Ci wykonanie zadania do końca, bez rozpraszaczy.

7. Wyłącz powiadomienia.

Wyłącz powiadomienia w telefonie na czas pracy… a nawet na cały dzień. Świat się nie zawali, a internet nawet nie odczuje Twojej chwilowej (bądź dłuższej) nieobecności. Nie musisz odpowiadać na każda wiadomość od razu. Nie musisz również w czasie rzeczywistym reagować na komentarze.

Dokładnie to samo dzieje się z mailami – często wysyłamy je w celu czysto informacyjnym. Jeśli naprawdę sprawa jest niecierpiąca zwłoki, ta druga osoba pofatyguje się i zadzwoni.

8. Ucz się asertywności.

Jeśli masz w swoim otoczeniu kogoś, kto ciągle odrywa Cię od pracy, miej odwagę poprosić go o chwilę spokoju. Gadatliwa koleżanka z biurka obok, może sprawić, że rzeczy które normalnie robisz w 4 godziny, wydłużą się do 10. Najlepiej umówcie się po prostu na spotkanie w konkretny dzień po pracy.

Ja miałam taki problem z własnym mężczyznem, który jest nieziemską pierdołą. I nie twierdzę, że mówi głupio, ale na pewno MÓWI DUŻO. I często. Trochę czasu zajęło mi wbicie mu do głowy, że najzwyczajniej nie potrafię pisać i go słuchać. Albo czytać i jednocześnie analizować tego, co on mówi.

Postawienie sprawy jasno, jest również moim zdaniem wyrażeniem szacunku do rozmówcy – chcesz poświęcić 100% swojej uwagi temu, co mówi, ale nie w danym momencie. Dlatego zawsze mamy wybór – albo przerywamy pracę i skupiamy się na mówiącym, albo prosimy o rozmowę PO skończonej pracy.

9. Pozbądź się zbędnych obowiązków. Zwłaszcza tych, które można komuś zlecić.

Często bierzemy na siebie zbyt wiele. Przyjmujemy za dużo zleceń, ulegamy szefowi gdy pyta o zostanie po godzinach, nie potrafimy odmówić komuś z rodziny lub przyjaciółce, gdy prosi o pomoc czy spotkanie. Nie bój się powiedzieć „nie”, zawsze wtedy, gdy wiesz, że będziesz to musiał zrobić kosztem czasu, przeznaczonego dla siebie.

Musisz również pamiętać o tym, że wiele rzeczy można zlecić. I że naprawdę warto to robić.

Czasem zupełnie niepotrzebnie staramy się nabywać nowe umiejętności, które i tak skutkują marnym wykonaniem pracy, podczas gdy za niewielkie pieniądze ktoś może to zrobić za nas. I co ważne – zrobi to o wiele lepiej. W domowym zarządzaniu również nie musimy zostawać ze wszystkim sami – do odkurzania, zmywania naczyń, gotowania czy sprzątania w pokojach z powodzeniem można „zaprosić” wszystkich domowników.

10. Planuj dzień przed.

Bądź zorganizowany i planuj dzień przed, co chcesz zrobić w danym dniu. Dzięki temu już od samego rana będziesz gotowy do pracy.

Ja swój cały tydzień staram się przynajmniej mniej więcej rozplanowywać już w niedzielę – o tym jak to robię i jak dzięki temu osiągnąć więcej, robiąc mniej już pisałam.

11. Nie bałagań.

Odkładaj rzeczy na swoje miejsce. Nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu tracisz, na późniejsze poszukiwanie „zaginionych” rzeczy. Znajdź konkretne miejsce do odkładania kluczy, portfela, zegarka, wieszania torebki czy stawiania butów. Wtedy masz pewność, że tam właśnie je znajdziesz.

To samo tyczy się porządków – sprzątaj od razu po sobie, zajmuje to mikroilość czasu, a ustrzeże Cię później przed wielogodzinnym szorowaniem. Poza tym w czystym i schludnym otoczeniu szybciej się pracuje.

12. Doceniaj chwile i sukcesy.

Gdy człowiek ciągle pędzi, nie ma nawet czasu docenić rezultatów swojej pracy.

A to bardzo ważne. Jeśli nie skupimy się na tym, co już udało nam się osiągnąć, cały czas będzie nam towarzyszyło poczucie niedosytu i braku zadowolenia z siebie. Bo przecież nic sensownego nie zrobiliśmy. A przynajmniej tak nam się wydaje.

Zatrzymaj się, odetchnij. Spójrz na to co za Tobą. Poklep się po ramieniu i powiedz: kawał dobrej roboty! ;)

Po prostu zatrzymaj się.

Tak naprawdę cały ten wpis sprowadza się do jednej prostej zasady: zatrzymaj się i skup na tym co robisz. Praca na podwyższonych obrotach może zdać egzamin przez tydzień. No, może kilka tygodni. Ale na dłuższą metę, prowadzi do niczego innego, jak tylko do wypalenia. Padasz ze zmęczenia, dni zlewają się w jedną wielką szaro-burą kulę, nic Ci nie wychodzi, cały dzień ucieka Ci pomiędzy palcami i za nic w świecie nie możesz sobie przypomnieć co to właściwie była ta mistyczna wena twórcza i produktywność ;)

 

Jestem bardzo ciekawa – jakie są Twoje sposoby na lepszą organizację?
Koniecznie podziel się nimi w komentarzu :)

Jeżeli spodobał Ci się wpis, to znajdź mnie proszę tutaj:

Image Widget    Image Widget    Image Widget

I dołącz do naszej Tajnej Grupy na Facebooku


Albo zapisz się do darmowego newslettera, aby otrzymywać dodatkowe materiały i treści.


 

Close